Allgemeine Geschäftsbedingungen der Freiraum-VA

1. Geltungsbereich
Diese AGB gelten für alle Leistungen, die durch Freiraum-VA, Inhaberin Nicole Ulmann, Sägestrasse 6a, 8952 Schlieren, erbracht werden. Sie sind integrierender Bestandteil jedes Angebots und Vertrags. Abweichende Bedingungen der Auftraggebenden sind nur verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt wurden.

2. Leistungen & Zusammenarbeit
Freiraum-VA erbringt Dienstleistungen im Bereich virtueller Assistenz, insbesondere in HR, Projekt- und Prozessmanagement sowie der Erstellung digitaler Inhalte. Die konkrete Leistung ergibt sich aus dem Angebot oder dem individuellen Vertrag. Freiraum-VA ist in der Ausführung der Arbeiten frei und nicht an Arbeitsort oder -zeit gebunden.

3. Preise & Zahlungsbedingungen
Die Vergütung erfolgt je nach Vereinbarung pauschal, auf Stundenbasis oder in Form von Paketen. Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung/Kauf bzw. im ‘Vertrag Zusammenarbeit’ vereinbarten Konditionen und Zahlungsfristen.

Rechnungen sind innert 10 Tagen zahlbar. Bei Zahlungsverzug wird ein Verzugszins von 10% fällig. Allfällige Mahn- und Inkassokosten gehen zulasten der Auftraggebenden.

Bei gebuchten Paketen mit Vorauskasse beginnt die Leistungserbringung erst nach Zahlungseingang.

Nicht genutzte Stunden verfallen nach Ablauf der im Angebot definierten Frist ersatzlos.

4. Vertraulichkeit & Geheimhaltungsvereinbarung
Freiraum-VA verpflichtet sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erhaltenen Informationen, Unterlagen und Daten streng vertraulich zu behandeln – auch über das Vertragsende hinaus. Subauftragnehmer werden entsprechend zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Personenbezogene Daten werden ausschliesslich gemäss den Weisungen des Auftraggebenden und den Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie der Datenschutzverordnung (DSV) verarbeitet. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sind gemäss UWG, StGB (Art. 162) und Kartellgesetz zu schützen.

Beide Parteien sorgen dafür, dass vertrauliche Informationen nicht an Dritte gelangen und nicht wettbewerblich genutzt werden. Im Fall einer gesetzlichen Offenlegungspflicht ist die andere Partei umgehend zu informieren.

Alle erhaltenen Unterlagen und Daten sind auf Verlangen zurückzugeben und alle Kopien datenschutzkonform zu vernichten bzw. zu löschen. Verstösse können zivil- und strafrechtliche Folgen haben. Die Verpflichtung gilt auch für Mitarbeitende und Subauftragnehmer – auch nach Beendigung der Zusammenarbeit.

5. Datenschutz
Personendaten werden ausschliesslich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) verarbeitet.

Im Rahmen ihrer Dienstleistungen und/oder des Produktverkaufs darf die Auftragnehmende unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen Personendaten erheben, speichern, verarbeiten und an Dritte weitergeben. Dies erfolgt nur bei gesetzlicher Grundlage, überwiegendem Interesse oder mit Einwilligung.

Zulässige Zwecke der Datenverarbeitung sind insbesondere:

Vertragsprüfung und -erfüllung
Kundenpflege und Kommunikation
Adressvalidierung und Betrugsprävention
Rechnungsstellung, Bonitäts- und Inkassoprüfungen
Weiterentwicklung und Bewerbung der Angebote von Freiraum-VA

Zur Datenverarbeitung werden auch Dritte im In- und Ausland beigezogen, die vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind.

Die Auftraggebenden haben jederzeit Anspruch auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Übertragung ihrer personenbezogenen Daten. Letztere erfolgt bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen gemäss Art. 28 DSG in einem gängigen, maschinenlesbaren Format an die betroffene Person oder eine von ihr benannte Stelle.

6. Auftragsbearbeitung nach DSG
Im Rahmen des ‘Vertrag Zusammenarbeit’ bearbeitet die Auftragnehmende im Auftrag der Auftraggebenden personenbezogene Daten ("Auftragsdaten") gemäss Art. 5 lit. d i.V.m. Art. 9 DSG. Es gelten die Begriffsdefinitionen des DSG.

6.1 Umfang und Weisungsbefugnis
Die Bearbeitung erfolgt ausschliesslich gemäss Weisung der Auftraggebenden und nur zu den im ‘Vertrag Zusammenarbeit’ vereinbarten Zwecken und Dauer. Bearbeitet werden z. B.:

6.2 Vertraulichkeit und Zugriff
Die Auftragnehmende stellt sicher, dass Mitarbeitende und Subunternehmer zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und Daten nur auf Anweisung verarbeiten.

6.3 Datensicherheit
Es werden angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten getroffen und aufrechterhalten.

6.4 Auftragsbearbeitende
Die Auftraggebende genehmigt den Einsatz folgender Auftragsbearbeitenden:

Diese sind gemäss Datenschutzrecht vertraglich verpflichtet und überwacht. Weitere Änderungen werden der Auftraggebenden mitgeteilt. Widerspruch ist möglich.

6.5 Rechte betroffener Personen
Die Auftragnehmende unterstützt die Auftraggebende bei der Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen und informiert diese unverzüglich über direkte Kontaktaufnahmen.

6.6 Datenschutzvorfälle
Verletzungen der Datensicherheit werden unverzüglich gemeldet. Auf Wunsch unterstützt die Auftragnehmende bei der Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten (Art. 24 DSG).

6.7 Rückgabe und Löschung
Die Rückgabe oder Löschung der Daten erfolgt gemäss den Vereinbarungen im ‘Vertrag Zusammenarbeit’.

6.8 Nachweise und Überprüfungen
Die Auftragsbearbeitende hat sicherzustellen, dass die Bearbeitung der Auftragsdaten mit diesen allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie den Weisungen der Verantwortlichen in Einklang steht.

7. Haftung
Freiraum-VA haftet ausschliesslich für direkte Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz verursacht wurden. Eine Haftung für leichte Fahrlässigkeit, indirekte Schäden, Folge-, Dritt- oder Vermögensschäden sowie Datenverluste ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Dies gilt auch für Schäden durch fehlerhafte Handhabung, unsachgemässe Nutzung durch den Auftraggebenden oder Einwirkungen Dritter, die nicht Hilfspersonen der Auftragnehmenden sind.

Die Haftung ist in jedem Fall auf den Wert des jeweiligen Auftrags (Pauschale) bzw. die innerhalb eines Jahres bezogenen Leistungen (Stunden) beschränkt.

Zur Auftragserfüllung kann Freiraum-VA KI-Tools einsetzen. Die Resultate werden geprüft; bei Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die unter Punkt ‘6. Auftragsbearbeitung nach DSG’ genannten Tools. Für KI-generierte Inhalte übernimmt Freiraum-VA keine Haftung.

Freiraum-VA übernimmt keine Haftung für Inhalte, Richtigkeit, Verfügbarkeit oder Datenschutzpraktiken externer Websites oder verlinkter Dienste Dritter.

8. Zustandekommen des Vertrages
Mit Annahme des Angebots akzeptiert der/die Auftraggebende die darin enthaltenen Konditionen und die Geltung dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Annahme des Angebots erfolgt in schriftlicher Form einer formlosen Bestätigung per E-Mail.

9. Vertragsdauer & Kündigung
Die Vertragsdauer wird individuell im ‘Vertrag Zusammenarbeit’ vereinbart. Bei unbefristeten Verträgen kann beidseitig mit einer Frist von 30 Tagen per Monatsende gekündigt werden.

10. Änderung dieser AGB
Freiraum-VA behält sich vor, diese AGB jederzeit bei Vorliegen eines sachlichen Grundes anzupassen, etwa bei Gesetzesänderungen, technischen Weiterentwicklungen oder Anpassungen des Leistungsangebots.

Über wesentliche Änderungen, die sich auf laufende Verträge auswirken, wird die Auftraggebende rechtzeitig informiert. Erfolgt innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung kein schriftlicher Widerspruch, gelten die geänderten AGB als akzeptiert und treten für laufende Verträge in Kraft.

Im Falle eines Widerspruchs behalten die bisherigen AGB für den laufenden Vertrag ihre Gültigkeit, sofern keine andere schriftliche Vereinbarung getroffen wird.

11. Geltendes Recht und Gerichtsstand
Es gilt das materielle Schweizer Recht unter Ausschluss sämtlicher Kollisionsnormen und internationaler Abkommen, insbesondere ist die Anwendung des Wiener Kaufrechts von 1980 über den internationalen Warenkauf ausgeschlossen. Gerichtsstand ist der Sitz der Auftragnehmenden.

Schlieren, 24. April 2025

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